Основными задачами Отдела делопроизводства, контроля и обращения граждан являются:
- Организация документационного обслуживания деятельности Администрации, обеспечение единого порядка документирования, организация, учет и анализ объемов документооборота.
- Обеспечение соблюдения структурными подразделениями и территориальными органами Администрации требований нормативных правовых актов по вопросам делопроизводства.
- Осуществление контроля выполнения должностными лицами структурных подразделений и территориальных органов Администрации, распорядительных документов Главы и иных документов, поступающих в Администрацию и образующихся в ее деятельности.
- Организация работы с обращениями граждан в Администрации с целью обеспечения конституционных прав граждан на обращения в органы местного самоуправления и к их должностным лицам с предложениями, заявлениями и жалобами по реализации своих социально-экономических, политических и личных прав и законных интересов.
- Обеспечение соблюдения положений Федерального Закона «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
Для реализации возложенных на него задач Отдел, в пределах полномочий, предусмотренных Положением об Администрации и настоящим Положением, выполняет следующие функции:
- Осуществляет организацию и ведение делопроизводства в Администрации:
централизованный прием и регистрацию всех документов, поступающих в адрес Администрации;
экспедиторскую обработку корреспонденции, регистрацию входящих и исходящих внутренних документов;
проверку правильности оформления исходящих документов, их комплектности, возвращение, в случае необходимости, их на доработку исполнителям, организацию отправки/доставки адресатам;
справочно-информационную работу с документами;
оформление и регистрацию в установленном порядке постановлений и распоряжений Главы, Администрации.
выдачу в установленном порядке копий постановлений и распоряжений Главы, иных документов, образующихся в деятельности Администрации;
формирование и оформление дел, подготовку описей дел постоянного хранения, актов отбора к уничтожению дел (документов), не относящихся к Архивному фонду, и иных документов;
организацию хранения в Отделе дел, завершенных в делопроизводстве в течение установленного срока с последующей передачей их в архивное подразделение Администрации.
- Осуществляет предварительное рассмотрение поступающих в Администрацию документов по вопросам делопроизводства и контроля, предоставляет их на рассмотрение руководству Администрации согласно распределению обязанностей между руководством Администрации; передает документы с резолюцией руководства Администрации исполнителям и взаимодействует со структурными подразделениями и территориальными органами Администрации.
- Осуществляет разработку проектов инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел.
- Осуществляет контроль выполнения структурными подразделениями и территориальными органами Администрации:
распорядительных актов и иных документов органов государственной власти, постановлений и распоряжений Главы, Администрации, служебных писем юридических лиц и иных документов. Информирует руководство Администрации о фактах нарушения сроков исполнения документов;
поручений руководства Администрации по рассмотрению обращений граждан, информирует руководство Администрации о качестве подготовленных ответов, фактах формального подхода к рассмотрению обращений, нарушениях установленного порядка рассмотрения обращений и уровне исполнительской дисциплины.
- Предоставляет консультационную и методическую помощь структурным подразделениям и территориальным органам Администрации по вопросам делопроизводства, организации работы с обращениями граждан и соблюдения законодательства об обращениях граждан.
- Осуществляет подготовку аналитической информации о состоянии работы с документами, обращениями граждан, уровне исполнительской дисциплины в структурных подразделениях и территориальных органах Администрации и предоставляет ее Главе, управляющему делами администрации.
- Осуществляет подготовку справочных, информационно-аналитических материалов, статистических данных по вопросам, относящимся к полномочиям Отдела, для предоставления Главе, управляющему делами администрации, отчетных форм в установленном порядке.
- Осуществляет подготовку проектов постановлений и распоряжений Главы по вопросам, относящимся к полномочиям Отдела, контроль их выполнения.
- Согласовывает проекты постановлений и распоряжений Главы, на предмет соответствия требованиям делопроизводства к управленческим документам, правилам оформления реквизитов документов, иным локальным документам Администрации по направлениям деятельности Отдела, или возвращает их на доработку разработчику при наличии возражений или замечаний к проекту.
- Осуществляет организационную и документационную подготовку совещаний с участием Главы, управляющего делами администрации по вопросам, относящимся к полномочиям Отдела, оформление протоколов и контроль выполнения протокольных поручений.
- Осуществляет организацию и ведение делопроизводства по обращениям граждан:
экспедиторскую обработку корреспонденции, прием и регистрацию обращений, поступающих в адрес Администрации и Главы;
предварительное рассмотрение обращений и передачу их на рассмотрение руководству Администрации согласно распределению обязанностей между руководством Администрации;
справочно-информационную работу;
формирование и оформление дел, организацию их хранения.
- Осуществляет подготовку графиков приема граждан по личным вопросам руководством Администрации, в том числе выездных приемов, руководством Администрации, осуществление контроля их соблюдения.
- Организовывает проведение личных и выездных приемов граждан руководством Администрации, рассмотрение обращений граждан в Администрации.
- Осуществляет взаимодействие со структурными подразделениями и территориальными органами Администрации, муниципальными учреждениями, организациями и предприятиями по работе с обращениями граждан.
- Осуществляет мониторинг работы с обращениями граждан, документооборота и подготовку предложений Главе по улучшению исполнительской дисциплины и качества подготовки документов в структурных подразделениях и территориальных органах Администрации.
- Организовывает по поручению Главы, управляющего делами администрации проверки фактов, изложенных в обращениях граждан, хода и результатов их рассмотрения структурными подразделениями и территориальными органами Администрации.
- Осуществляет анализ и систематизацию содержащихся в обращениях граждан вопросов с целью совершенствования работы с обращениями граждан.
- Рассматривает по поручению Главы, управляющего делами администрации обращений граждан, служебные письма и иные документы по вопросам, относящимся к полномочиям Отдела, поступившие в Администрацию, и осуществляет подготовку проектов ответов на них.
- Принимает участие в работе коллегиальных органов (комиссий, рабочих групп и др.), созданных Администрацией, при рассмотрении вопросов, относящихся к полномочиям Отдела.
- Осуществляет подготовку информации по вопросам, относящимся к полномочиям Отдела, для размещения на официальном сайте Администрации, в телекоммуникационной сети общего пользования, средствах массовой информации.
- Осуществляет меры по предупреждению и противодействию коррупции в пределах полномочий Отдела.
- Осуществляет меры по противодействию и предупреждению экстремистской деятельности, информирует в установленном порядке при обнаружении проявлений экстремистской деятельности в пределах полномочий Отдела.
- Отдел осуществляет иные функции, необходимые для реализации возложенных на него задач, выполняет поручения Главы, управляющего делами администрации, относящиеся к сфере деятельности Отдела, в соответствии с законодательством Российской Федерации и Донецкой Народной Республики, Положением об Администрации и настоящим Положением.
