Основными задачами Архивного отдела являются:
- Организация архивного дела на территории Володарского муниципального округа, в том числе в органах местного самоуправления.
- Обеспечение сохранности и учет документов, хранящихся в Архивном отделе.
- Комплектование Архивного отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, политическое или культурное значение.
- Организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию.
- Организационно-методическое руководство деятельностью архивов организаций, являющихся источниками комплектования, содействие организациям, находящимся на территории Володарского муниципального округа, независимо от их организационно-правовой формы, в вопросах обеспечения сохранности, комплектования, учета и использования архивных документов, формирования и оформления дел.
Для реализации возложенных на него задач Архивный отдел в пределах полномочий, предусмотренных Уставом муниципального образования Володарский муниципальный округ Донецкой Народной Республики (далее – Устав) Положением об Администрации и настоящим Положением, на подведомственной территории выполняет следующие функции:
- Осуществляет хранение и государственный учёт документов, принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.
- Составляет списки источников комплектования Архивного отдела, представляет.
- Систематически проводит работу по уточнению списков источников комплектования.
- Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в Архивном отделе.
- Создаёт и совершенствует научно-справочный аппарат к документам Архивного отдела с целью оперативного использования содержащейся в них информации.
- Формирует электронные базы данных по вопросам своего ведения.
- Использует документы в социально-экономических и культурно-просветительских целях при проведении выставок, на радио, телевидении, в периодической печати.
- Представляет в установленном порядке документы Архивного отдела органам местного самоуправления, организациям и гражданам с целью их научного и практического использования.
- Предоставляет муниципальные услуги на основе архивных документов, готовит и выдает в установленном порядке архивные справки, архивные выписки, архивные копии.
- Изготавливает копии архивных документов по запросам пользователей, а также предоставляет архивные документы пользователям для копирования техническими средствами пользователя.
- Организует проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, экскурсий по архиву, презентаций, дней открытых дверей, уроков для студентов и школьников и т.д.) с использованием архивных документов.
- Проводит экспонирование архивных документов на выставках.
- Рассматривает и представляет на утверждение (согласование) экспертно-проверочной методической комиссии:
- акты описания архивных документов (переработки описей) постоянного хранения,
- описи постоянного хранения, подготовленные Архивным отделом,
- описи дел постоянного хранения, поступившие от организаций-источников комплектования Архивного отдела,
- описи фотодокументов,
- акты о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны;
- акты о неисправимых повреждениях архивных документов.
- Представляет на согласование экспертно-проверочной комиссии Администрации поступившие от организаций:
- положения об архивах,
- положения об экспертных комиссиях,
- номенклатуры дел,
- инструкции по делопроизводству,
- описи дел по личному составу организаций-источников комплектования и иных организаций,
- описи дел по личному составу, подготовленные Архивным отделом.
- Осуществляет в установленном порядке учёт документов, хранящихся в организациях-источниках комплектования.
- Оказывает методическую помощь органам местного самоуправления, муниципальным организациям по вопросам:
- организации делопроизводства и формирования дел;
- экспертизы ценности и отбора документов в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также подготовки их к передаче на постоянное хранение;
- упорядочения документов постоянного, долговременного хранения и по личному составу;
- учета документов Архивного фонда Российской Федерации, до передачи в Архивный отдел;
- подготовки нормативных и методических документов (пособий) по вопросам делопроизводства и архивного дела.
- Изучает и обобщает практику работы архивов, формирования и оформления дел в делопроизводстве организаций-источников комплектования архивного отдела, распространяет их положительный опыт.
- Проводит совещания, семинары, консультации и инструктажи по вопросам организации и методики работы архивов организаций, формирования и оформления дел, а также деятельности экспертных комиссий организаций, находящихся на территории Володарского муниципального округа, независимо от их организационно-правовой формы.
- Рассматривает заявления, предложения и жалобы, проводит приём граждан по вопросам, относящимся к компетенции архивного отдела.
- Внедряет в практику работы Архивного отдела нормативно-методические документы по архивному делу и делопроизводству, прогрессивные методы труда, автоматизированные технологии обработки и поиска документной информации, передовой опыт работы.
- Предоставляет для размещения на официальном сайте Администрации информацию о деятельности Архивного отдела.
